Boas práticas na condução de licitações na forma eletrônica

*Artigo de opinião

Confira como conduzir licitações eletrônicas pela Nova Lei de Licitações

Este conteúdo faz parte do centro de estudos Licitações e Contratos do IBÊ

As licitações na forma eletrônica são uma realidade no Brasil e no mundo, elas são processadas no ambiente informatizado, como o pregão eletrônico e a dispensa eletrônica. Assim, geralmente os sistemas oferecem ferramentas para interação entre o agente que conduz e as licitantes.

Adotar boas práticas na condução de licitações na forma eletrônica pode contribuir para a garantia dos princípios elencados no artigo 5º da Lei 14.133/2021, como por exemplo a:

Transparência: As licitações devem ser realizadas de forma pública, garantindo o acesso a todos os interessados do procedimento adotado, dos documentos apresentados e da maneira como foi conduzida.

Eficiência: As licitações devem ser realizadas de forma célere e eficaz, evitando desperdícios de recursos públicos, principalmente de tempo de todos, da Administração e das licitantes.

Economicidade: As licitações devem ser realizadas de forma que se obtenha o melhor resultado para o interesse público, com o menor custo possível, no menor tempo e sem excesso de formalismos, sempre observando as normas.

Nesse sentido, citamos alguns exemplos práticos que podem contribuir para boa condução de licitações na forma eletrônica.

Interação via chat

Uma boa prática é a interação via chat, comunicando as fases: o que, como e até quando. Na data e hora marcada para abertura das propostas, faça uma saudação inicial; destaque pontos importantes do certame, como data/hora prevista para almoço, suspensão e reabertura; registre o que está acontecendo naquele momento; destaque a fase e faça uma conexão com o Edital ou Aviso de Contratação Direta e seus anexos.

Essa interação permite que as licitantes tenham acesso a informações importantes sobre o andamento do certame, evitando dúvidas e possíveis questionamentos. Além disso, demonstra transparência e profissionalismo por parte do órgão público e do agente que conduz.

Recebimento de arquivos

Todo documento que fará parte do processo deve ser recepcionado de forma eletrônica, já que a licitação é eletrônica, ou seja, solicite o documento e esclareça o que deve ser enviado, colocando prazo, e tudo isso deve estar previsto no instrumento convocatório. No pregão eletrônico isso já é comum, mas é recomendável que seja também adotado nas dispensas eletrônicas.

Em casos excepcionalíssimos aceite documento fora do ambiente da licitação, ou seja, da plataforma adotada. Sendo o caso, registre no chat, coloque o documento à disposição de todos e publique o documento no portal do órgão, caso possua.

Ao recebê-los faça uma análise crítica e, se for o caso, suspenda a sessão para tanto e solicite apoio à sua equipe. Tenha atenção em detalhes como a data de emissão do documento, compare com a data de abertura da empresa, às vezes a empresa ainda não existia e o documento veio antes. Ou ainda, documentos que citam legislações, fatos ou argumentos que não existiam quando foi registrada a data do documento. Perceba que são sutilezas e detalhes que revelam indícios de fraude, na dúvida faça gestões, consulte os emitentes e questione a licitante.

Negociação

Na fase de julgamento/aceitação da proposta, mesmo que o preço esteja abaixo da valor estimado, negocie com a licitante para reduzir o preço; utilize como parâmetro a consulta nos portais de preços praticados pela Administração Pública,  como no Painel de Preços (https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/), que disponibiliza acesso gratuito; verifique se a licitante participou de outras licitações do mesmo objeto e quais foram os preços praticados. Isso contribui com a busca do melhor preço. Faça constar no processo e no chat, pois enriquece e fundamenta o processo de negociação.

Concluída a negociação, envolva o setor requisitante para certificar-se que aquela proposta atende a demanda, mesmo que todos os requisitos estejam presentes no termo de referência, o requisitante pode contribuir com detalhes que você não percebeu.

Note que a Lei 14.133/2021 prevê uma sequência lógica para o processo licitatório, do início ao fim, vejamos:

“Art. 17. O processo de licitação observará as seguintes fases, em sequência:

I - preparatória;

II - de divulgação do edital de licitação;

III - de apresentação de propostas e lances, quando for o caso;

IV - de julgamento;

V - de habilitação;

VI - recursal;

VII - de homologação.”

Sugiro ainda, de forma a facilitar a organização dos arquivos no computador ou rede, que utilize a mesma sequência. 

Conclusão

No chat, seja objetivo, claro e transparente, pontuando as fases e quais serão as próximas etapas, mesmo que sejam internas, para que todos compreendam que houve um início, meio e fim.

Sugestão de comunicação via chat:

“Nesse sentido, superamos as fases de: DISPUTA > JULGAMENTO > HABILITAÇÃO, e verificada a conformidade do preço e do objeto com o Termo de Referência, DECLARO vencedora a respectiva licitante que tiveram suas propostas/lances ACEITO e HABILITADO.

Na sequência, encaminho os autos para apreciação jurídica, constatada a regularidade, remeto os autos a proposição de ADJUDICAÇÃO e HOMOLOGAÇÃO à Autoridade Superior.

Após a ADJUDICAÇÃO / HOMOLOGAÇÃO da Autoridade Superior será encaminhada a Ata de Registro de Preços para assinatura e na sequência a Nota de Empenho para o endereço de e-mail informado pela licitante, devendo seguir o previsto no TR, quanto ao agendamento de entregas, emissão da NF e pagamento.

Qualquer dúvida entre em contato pelo e-mail xxxxx.

Agradeço a participação de todos e DECLARO ENCERRADO o certame.

FIM!”

A adoção dessas práticas contribui para a realização de licitações mais transparentes, eficientes e econômicas, garantindo que os recursos públicos sejam utilizados de forma adequada e em benefício da sociedade.

Não é o que licitamos, mas sim como!

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