Da opção à necessidade: como viabilizar o home office?

Pandemia de coronavírus evidenciou desafios e benefícios do trabalho remoto

DA OPÇÃO À NECESSIDADE

Não há dúvidas de que o ano de 2020 ficará marcado na história mundial. E isto não se deve somente à pandemia de coronavírus. Serão os novos arranjos sociais causados por ela que deixarão marcas duradouras. Como se darão as relações pessoais, como o mundo do trabalho lidará com momentos de instabilidade e como entenderemos o conceito de justiça social são alguns dos fatores que indicam a verdadeira quebra de paradigma que está em curso.

No âmbito profissional, esta ruptura ficou visível através de um caso emblemático: o home office. Quando o Brasil se viu tomado pelo rápido contágio do coronavírus, uma série de empresas e organizações que prestam serviços que não requerem a presença física dos trabalhadores, os liberou para trabalhar remotamente, de modo a garantir a segurança dos funcionários e a saúde pública de modo geral. Outras tantas, que também não precisariam que seus profissionais comparecessem ao escritório, não tomaram a mesma decisão. Este dado traz à tona uma reflexão importante: o que leva com que o trabalho remoto não seja adotado mesmo quando a função de um profissional não exige sua presença física?

Ao se debruçar sobre esta questão, foi possível notar dois impeditivos frequentes à adoção do home office. São eles:

- Falta dos materiais e equipamentos necessários;

- Falta de entendimento sobre o significado e a dinâmica do trabalho remoto.

- Falta de ambiente adequado.

Para impedir que estes três obstáculos sejam uma realidade para sua organização e para refletir sobre o trabalho remoto na Administração Pública, te apresentaremos um plano de ação para garantir um home office efetivo. Mas antes, responderemos as principais perguntas sobre o tema para te auxiliar a trabalhar remotamente da melhor maneira possível.

MAS AFINAL, O QUE É O TRABALHO REMOTO?

A expressão que tem aumentado nos últimos tempos - “fazer home office” – significa, basicamente, executar um trabalho em outro local que não aquele compartilhado pela empresa/organização, seja este local em casa ou em um café, por exemplo. Apesar de parecer simples, muitas pessoas apresentam dificuldades para entender que o trabalho remoto não diminui o valor de um serviço, apenas muda o local em que ele é executado.

Como afirmado anteriormente, um grande impeditivo para a adoção do home office é a falta de entendimento sobre sua dinâmica. Muitos líderes tradicionais têm dificuldade para aceitar um trabalho que não é baseado na vigilância constante. Neste sentido, é preciso ter em mente que o trabalho remoto deve ser mensurado com base na entrega. Isso quer dizer que líder e liderado devem ter claro quais são as suas atribuições e expectativas, bem como indicadores e produtos que devem ser entregues.

Outra questão a qual é preciso se atentar é que home office não é igual a day off. Ou seja: não é porque um profissional não está sendo visto que ele não está trabalhando. Não é porque o espaço foi modificado que as responsabilidades deixaram de existir.

E O HOME OFFICE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA?

Apesar de estar mais em foco agora, o trabalho remoto vinha crescendo constantemente nos últimos anos. Neste sentido, é importante lembrar que em 2017 o Brasil teve mudanças legislativas sobre o assunto. A reforma trabalhista alterou profundamente esta modalidade para variados setores profissionais.

A lei nº 13.467/2017, por exemplo, inseriu uma nova conceituação de teletrabalho:

Vale dizer que em alguns estados, como São Paulo, poderá ser criada uma legislação estadual específica para regrar o home office. O Tribunal de Contas do Estado de São Paulo por meio da Resolução nº 05/2016, dispôs sobre a realização de teletrabalho, podendo destacar:

DAS DIRETRIZES DO TELETRABALHO

Artigo 2º - São estabelecidas as seguintes diretrizes para a realização de teletrabalho:

I - A execução de trabalhos por servidores na modalidade teletrabalho, assim entendida como aquela que pode ser desempenhada à distância, poderá ser exercida mediante solicitação voluntária do servidor que tenha interesse e possua perfil adequado para realização de teletrabalho, com concordância e justificativas prévias das chefias imediata e mediata;

II - Entende-se por servidor que detenha perfil adequado para realização de teletrabalho, aquele que desempenhe suas atividades de forma organizada, com autonomia, comprometimento, disciplina, capacidade de estabelecer prioridades em função de metas e objetivos traçados pelos superiores hierárquicos e visão integrada dos serviços prestados na sua unidade de lotação, notadamente reconhecidos por sua chefia imediata e mediata;

III - A realização de teletrabalho ficará restrita a tarefas que possibilitem mensuração objetiva do desempenho do servidor;

IV - As atividades desempenhadas mediante teletrabalho deverão ser realizadas com eficiência, sem prejuízo dos serviços prestados por esta Corte aos jurisdicionados e aos cidadãos;

É visível, contudo, que o home office estava longe de ser uma realidade generalizada na Administração Pública. O período de quarentena causado pelo coronavírus conseguiu evidenciar que uma série de trabalhos administrativos dos servidores podem ser feitos remotamente. Algo que já vinha acontecendo em pequena escala há um tempo: apesar de ter menor aderência que na iniciativa privada, alguns órgãos públicos já tinham profissionais atuando de maneira remota.

É o que mostra uma pesquisa de estudiosos do Instituto Brasileiro de Mercado de Capitais e da Fundação Getúlio Vargas (FILARDI, CASTRO, ZANINI; 2018). Ao analisar as vantagens e desvantagens do teletrabalho para servidores da Receita Federal e do Serviço Federal de Processamento de Dados, os pesquisadores puderam mapear uma melhora na produção de métricas de produtividade, na produção em si, no equilíbrio emocional, na redução de custo e na diminuição de estresse. Por outro lado, algumas desvantagens mapeadas foram: falta de adaptação ao modelo de trabalho por parte de alguns profissionais, infraestrutura inadequada e perda de vínculo com a organização.

Diante disso, é importante salientar que o home office na Administração Pública exige um cuidadoso planejamento. É preciso criar tanto uma cultura que propicie sua execução quanto um sistema que garanta que todas as questões operacionais estejam alinhadas a um trabalho de qualidade (acesso à rede e materiais adequados, por exemplo).

CASES DE SUCESSO

No Banco do Brasil 100 servidores aderiram ao trabalho remoto no ano de 2015. Na ocasião, o então diretor de Gestão de Pessoas, Carlos Alberto Araújo Netto, relatou que a experiência gerou um ganho de 38% em produtividade e nos índices de satisfação pessoal dos colaboradores.

O Tribunal de Contas da União (TCU) também adotou o home office há tempos. Segundo o secretário de Gestão de Pessoas do TCU, Adriano Cesar Amorim, uma pesquisa interna realizada em 2012 mostrou que 34% dos servidores afirmavam que o maior benefício desta modalidade de serviço é a flexibilidade e a autonomia, enquanto 26% diziam que é o aumento da produtividade.

BENEFÍCIOS E PONTOS DE MELHORIA

Muitos trabalhadores imaginam que o home office traz somente benefícios enquanto muitos líderes tradicionais focam apenas nos malefícios do trabalho remoto, mas a realidade é um pouco mais complexa que isso. Como qualquer modalidade de trabalho, o home office traz pontos fortes e pontos de atenção a serem levados em consideração.

No lado positivo, destaca-se, especialmente, o fato de que ao trabalhar em casa, os profissionais não tem que se deslocar até à sede de sua organização. Isto é capaz de gerar tanto maior qualidade de vida ao trabalhador, que destinará o tempo que teria no transporte para outras atividades, quanto à sociedade de modo geral, uma vez que reduz o trânsito e a lotação dos transportes públicos. Para além disso, quando parcela considerável da população adota o home office periodicamente, há uma redução significativa da emissão de gases poluentes dos meios de transporte que utilizam combustíveis fósseis.

Os pontos positivos não param por aí: segundo a consultoria Hays, em pesquisa realizada no ano de 2017, o home office é um dos maiores benefícios elencados por trabalhadores, sendo, até mesmo fator ativo para o aumento da produtividade. Um ponto de atenção para a empresa/organização que advém desta satisfação do colaborador é a possibilidade de aumentar a retenção de talentos e até mesmo ter mais economia com encargos sociais.

Mas, obviamente, o home office traz uma série de desafios e questões a serem melhoradas. A principal delas se concentra no desequilíbrio entre vida pessoal e profissional. Muitas pessoas ao misturarem o ambiente doméstico e profissional demonstram falta de empenho com o trabalho ou um excesso de conexão com o serviço que não faz nada bem à saúde mental. Para um caso ou para outro é preciso foco: o profissional deve saber dividir seus horários, meios de comunicação e ambientes.

É preciso ter momentos específicos direcionados ao trabalho, às refeições, ao descanso, ao cuidado dos filhos, ao lazer e a tantos outros aspectos da vida. Saber setorizar estas diferentes esferas é essencial para um trabalho remoto bem sucedido.

QUAIS TRABALHOS PODEM SER FEITOS REMOTAMENTE?

É preciso capacidade analítica para discernir momentos de crise do dia a dia. O que a pandemia de coronavírus evidenciou é que havia uma série de serviços que poderiam ser feitos de forma remota, mas que nunca haviam acontecido desta maneira. Neste caso, viu-se um impedimento que é muito mais cultural do que operacional.

Diante disto, é necessário ressaltar que de fato há trabalhos que requerem a presença física dos profissionais. Para ser um agricultor, por exemplo, é preciso trabalhar diretamente com a terra e entregar sua colheita a um outro profissional ou a um consumidor. Um profissional da enfermagem, do mesmo modo, precisa atender seus pacientes de forma presencial.

Como já dito há uma série de outros trabalhos, no entanto, que podem ser feitos de forma remota desde que o profissional tenha acesso aos materiais adequados para executar o serviço e possua um ambiente adequado para tal.

Há, do mesmo modo, uma série de funções que preferencialmente devem ser feitas de forma presencial, mas que por conta de uma situação atípica (tal qual a ocasionada pelo coronavírus) tiveram que se adaptar ao trabalho remoto.

Outras tantas são impossíveis de serem feitas remotamente, sendo até mesmo vedadas. Voltando ao exemplo de São Paulo, o artigo 10 da Resolução 05/2016 é capaz de elucidar o assunto:

Artigo 10 - É vedada a participação para realização de teletrabalho:

I – Dos servidores que estejam em exercício de função de liderança, ainda que em substituição, responsáveis pela coordenação e orientação de atividades desempenhadas por subordinados;

II – Dos servidores que desempenham atividades em que seja imprescindível a realização de trabalho presencial nas dependências desta Corte;

III – Dos servidores lotados na Diretoria de Saúde e Assistência Social (DASAS), tendo em vista que suas atividades devem permanecer à disposição dos servidores;

IV – Dos servidores que executem atividades que, em razão da sua natureza, impossibilitem a sua realização e aferição via teletrabalho.

Cabe salientar que as Instituições que vedavam o home office para algumas posições, podem e devem reavaliar o caso durante o contexto da pandemia.

QUAIS INDICADORES AJUDAM A ANALISAR O HOME OFFICE?

O IBEGESP já publicou um texto sobre como é importante ter uma gestão baseada em evidências. E ter evidências em mãos, e não achismos, também pode ajudar no home office. Um profissional da área de gestão de pessoas e recursos humanos, por exemplo, pode mensurar se o home office está trazendo pontos positivos ou negativos através dos índices de satisfação e absenteísmo. O que muitas empresas têm relatado, é que ao proporcionar a possibilidade de fazer home office, o número de faltas dos profissionais reduz consideravelmente, uma vez que eles possuem mais tempo e flexibilidade para realizar outras tarefas.

Lideranças, da mesma maneira, podem fazer alguns combinados para checar se a produtividade está sendo afetada pelo home office. Para tal, recomenda-se que sejam criadas metas de entrega para determinado período de tempo (um dia, uma semana ou um mês, por exemplo). Se as entregas ficarem em dia, é possível ver que o home office está sendo eficaz. É válido, para além disso, comparar o nível de entrega durante o período home office e durante o trabalho presencial. Caso seja superior em um ou em outro, será possível ver como o home office afeta a produtividade.

*Ponto de atenção: é importante que as metas de entrega sejam pensadas em conjunto pela liderança e pelo colaborador, afinal tais metas precisam ser exequíveis. Não é porque o local de trabalho não será o mesmo que a exigência do serviço deve aumentar ou diminuir consideravelmente.

CRIANDO UM PLANO DE AÇÃO PARA IMPLANTAR O HOME OFFICE

Agora que você já sabe os principais pontos de atenção sobre o home office na teoria, é preciso aprender a colocá-lo na prática. Confira abaixo nosso plano de ação!

PLANO DE AÇÃO DA INSTITUIÇÕES PÚBLICAS APÓS PANDEMIA:

Estabeleça um critério para a habilitação do home office. O funcionário precisa garantir que tem espaço adequado para desempenhar a função em casa, como cômodo exclusivo (silencioso) e móveis com ergonomia adequada, de modo a evitar que outros problemas apareçam, tais quais tendinites e problemas de coluna. Além disso, é importante entender como funciona a gestão dos filhos, no caso de crianças pequenas e adolescentes;
Garanta que os computadores sejam fornecidos pela Administração com checagem frequente da segurança pela equipe de tecnologia da informação;
Revise todos os indicadores e entregas dos setores. Esta deve ser a forma de controle;
Certifique-se que é possível ter acesso a todos os documentos e plataformas de forma remota;
Centralize comunicações formais por e-mail por duas razões: 1) se o whatsapp virar o meio oficial de comunicação para assuntos formais e corriqueiros, certamente o colaborador não conseguirá desempenhar suas funções; 2) se comunicações importantes forem feitas presencialmente ou via celular, as pessoas que não as receberem se sentirão prejudicadas ou excluídas;
Capacite sua equipe no quesito gestão de tempo e produtividade. Há cursos rápidos à distância que podem funcionar. É importante dar ferramentas à equipe;
Mantenha reuniões com determina frequência e rigor para que todos possam se aproximar. Após a pandemia, o contato pessoal também será mais valorizado;
Deixe claro os cargos e funções que não são habilitados ao home office e explique a razão para que isto não seja um peso no clima da Instituição;
Prepare os líderes para entender e checar a produtividade. Líderes tóxicos tendem a pior neste cenário e podem ultrapassar limites;
Comece aos poucos a monitoração: Uma vez a cada 15 dias, uma vez por semana, duas vezes por semana.