Tribunais de Contas devem intensificar fiscalização em adesões às atas de registro de preços

Adesões às atas visa garantir mais controle, transparência e eficiência nas contratações públicas

Este conteúdo faz parte do centro de estudos de Licitações e Contratos do IBÊ

A Associação de Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon), o Instituto Rui Barbosa (IRB), o Conselho Nacional de Presidentes dos Tribunais de Contas (CNPTC) e a Associação Nacional dos Ministros e Conselheiros Substitutos dos Tribunais de Contas (Audicon) se uniram para publicar uma recomendação para que os Tribunais de Contas brasileiros adotem ou ampliem os procedimentos de fiscalização das adesões às atas de registro de preços.

Isso porque, em alguns casos, os órgãos públicos usam as atas de registro de preços indevidamente, levando ao desperdício de recursos, ausência de planejamento – ainda mais valorizado pela Lei nº 14.133/2021 – e até mesmo irregularidades. 

O que muda com a fiscalização das adesões?

Exatamente por isso, a nova recomendação conjunta trouxe uma série de diretrizes para reforçar a fiscalização dessas adesões. Confira um resumo delas:

1. Adesão é exceção

A adesão deve ocorrer apenas em casos excepcionais e com processo administrativo específico.

2. Previsão expressa

O edital ou a ata de registro de preços deve prever expressamente a possibilidade de adesão, nas hipóteses de dispensa ou inexigibilidade de licitação (art. 82, §6º da Lei nº 14.133/2021).

3. Instrução do processo

O processo de adesão deve conter, no mínimo, os seguintes elementos:

• Documentos preparatórios como Estudo Técnico Preliminar (ETP), Documento de Formalização de Demanda (DFD), Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico (PB);
• Verificação de que o que está sendo comprado realmente atende às necessidades do órgão;
• Justificativa do motivo da adesão;
• Comprovação de que o preço está dentro do valor de mercado (parâmetros do art. 23 da Lei nº 14.133/2021);
• Consulta prévia ao órgão responsável pela ata e ao fornecedor;
• Aceite formal do órgão gerenciador, com expressa declaração de que está dentro dos limites legais, bem como do fornecedor, que deve declarar expressamente que não haverá prejuízo aos compromissos já assumidos;
• Pesquisa no PNCP para ver se há outras atas disponíveis e justificativa da escolha feita.

4. Pesquisas no PNCP

As pesquisas no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) deve ser feita pelo próprio órgão que deseja aderir à ata, sem a participação de particulares.A eventual participação de particulares na identificação da ata vigente deve ser documentada no processo de adesão, o que não afasta a responsabilidade do órgão aderente de pesquisar no PNCP e justificar a sua escolha.

5. Verificação de limites

Antes de aceitar a adesão, o órgão gerenciador da ata deve verificar se os limites legais de quantitativos previstos nos §§5º e 6º do art. 86 da Lei nº 14.133/2021 estão sendo respeitados.

6. Controle prévio de legalidade

A assessoria jurídica deve revisar o processo antes da adesão ser aprovada.

7. Divulgação das informações

O órgão que gerencia a ata deve divulgar:

• As quantidades registradas, contratadas e ainda disponíveis.
• Todas as adesões feitas, com quem aderiu, o que foi contratado e em que quantidade.

8. Regulamentação do processo de adesão

Os órgãos devem criar regras internas claras para seguir os procedimentos de adesão e gerenciamento de atas vigentes.

9. Consórcios só podem aderir para uso próprio

Um consórcio público pode aderir a ata de consórcio, mas só para seu uso próprio, não podendo repassar para seus órgãos e entidades consorciadas.

10. Divulgação das adesões

Os resumos das adesões devem ser publicados no site dos órgãos, independentemente do número de habitantes.

Por que é importante?

A ideia é priorizar a transparência e a economicidade, garantindo que as adesões às atas sejam realmente vantajosas e dentro da legalidade.

Por fim, a recomendação também sugere que o Comitê da Rede Nacional de Contratações Públicas avalie a criação de um sistema nacional para facilitar o rastreamento de todas as adesões feitas.

Soluções do IBÊ que podem te ajudar

O IBEGESP também possui soluções que podem te ajudar a se manter dentro da conformidade e das diretrizes acima:

• Oficina de Planejamento: entenda como funciona a elaboração dos artefatos de planejamento das contratações;
• Oficina de Pesquisa de Preços: conheça os parâmetros trazidos pela Nova Lei de Licitações e garanta mais segurança nesse processo.

E aí, você já estava sabendo dessas diretrizes? O que achou delas? Caso queira acessar a nota na íntegra, basta clicar aqui.

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Autoria: Isabela Montoro - Produtora de Conteúdo do IBEGESP