Organização de times, quadro kanban e algo mais

*Artigo de opinião

Entenda como organizar seu time de modo eficiente

Como organizar as tarefas de um time buscando disciplina, transparência e aumento da produtividade? Eu diria que você poderia começar pelo começo. Como? Entendendo como está o seu time hoje.

Nos outros 3 artigos falamos de agilidade, de SCRUM, de Design Thinking, mas aqui a provocação é: como organizar seu time e agregar valor às entregas que faz, independente da área de atuação?

Comece entendendo as tarefas que seu time executa

Você sabe exatamente quais são as entregas que seu time faz, os prazos e a duração de cada uma das tarefas dos membros da equipe? Se não conhece, uma ferramenta nada tecnológica que pode te ajudar: é o quadro kanban.

O quadro kanban veio do sistema Toyota de produção, para organizar as entregas que a montadora fazia. Através de cartões, eles sinalizavam as entregas e a maneira como elas eram feitas. Um exemplo bastante simplificado de quadro kanban é esse:

Os retângulos em branco mostram o título das colunas e os quadrados em verde são as tarefas. Cada coluna tem uma função:

• A fazer: são as tarefas que seu time tem que realizar em um dado espaço de tempo
• Fazendo: são as tarefas que seu time está realizando neste momento
• Feito: as tarefas realizadas pelo time em um certo espaço de tempo

Esse quadro só faz sentido se você (gestor) fomentar o seu uso e, consequentemente, se o time estiver disposto a utilizá-lo e atualizá-lo diariamente.

O kanban pode ser reproduzido em ferramenta online (Trello, Planner) ou post-its colocados na parede, em um local à vista de todos. A escolha do quadro online ou físico vai depender se seu time trabalha de forma presencial ou remota e a qual formato vocês se adequam melhor.

Use-o por um tempo e avalie se está dando certo. É uma maneira de identificar as atividades do seu time. Por exemplo, se houver uma reunião diária com todos da equipe para atualizar o quadro em 15 minutos, será muito benéfico. Ele pode servir de apoio para a reunião diária, caso você esteja querendo também implementar o SCRUM no seu time (vide este artigo).

O combinado não sai caro

Converse com seu time, fale da sua intenção de usar o quadro, de identificar melhor as atividades, as dificuldades e potencialidades de cada um. Combinem as reuniões de atualização do quadro e por quanto tempo irão utilizar. A transparência é o principal valor a ser fomentado com essas práticas.

Estabeleça métricas

Depois de um tempo usando o quadro, você vai entender a cadência das entregas do seu time, vai identificar as tarefas mais difíceis, o tempo para entregá-las as dificuldades que cada empregado possui, e com isso fazer uma gestão melhor do tempo do time. Assim, você pode estabelecer métricas de entregas. Ou melhor, pode deixar que as pessoas do seu time estabeleçam suas metas e assim você consegue ter indicadores para apoiar sua gestão.

O tão temido feedback

Estabeleça momentos de feedback com cada um do seu time. O quadro pode servir de apoio para esses momentos de feedback: para apontar suas percepções, mas principalmente, ouvir as percepções de cada pessoa. Como ela se sente? O que está funcionando? O que a incomoda?

Lições aprendidas

Estabeleça um local para relatar o que está sendo aprendido (textos breves ou até mesmo citações), onde esse local possa ser compartilhado, de forma que todos participem desta gestão de conhecimento mútua.

Não crie grandes expectativas

Se seu time não achou válido o uso do quadro kanban, tudo bem. Cada time tem uma forma de trabalhar e pequenas mudanças às vezes levam tempo. Pode ser que alguma outra ferramenta possa ajudar mais. O mais importante é buscar esse entendimento do time e fazer-se entendido. Nada é mais frustrante para um gestor do que não ser compreendido pelo time. Busque ajuda externa de um outro setor, de um outro gestor, de uma consultoria. Só não desista do seu time!

Todas essas sugestões de práticas não são próprias unicamente do uso do quadro kanban, mas ele pode servir de apoio para elas e seu uso se tornar mais efetivo.

As práticas ágeis que eu trouxe nesses artigos foram breves abordagens, numa tentativa de desmistificá-las como sendo práticas apenas de desenvolvimento de sistemas. Elas servem para a vida!

Um brainstorming do time (artigo 3), categorizando e priorizando as suas dores pode fazer muito mais sentido que um grande projeto de Team building!

As reuniões de planejamento das atividades realizadas no SCRUM ajudam a identificar se o time sabe o que tem que ser feito!

Um quadro na parede, com as atividades que o time precisa realizar na semana, dá mais visibilidade que um descritivo de metas estratégicas.

Cada prática tem várias aplicações. Abra-se e permita-se. A agilidade começa agora. Começa por você. 

Desejo a todos muita sorte em suas implementações e fico à disposição caso precise de algum apoio ou um ombro amigo para compartilhar nesta longa e deliciosa jornada da agilidade!

Referências:

5 dicas para implantar kanban na TI

Método kanban de organização

*Os artigos aqui divulgados são enviados pelos redatores voluntários da plataforma. Assim, o Radar IBEGESP não se responsabiliza por nenhuma opinião pessoal aqui emitida, sendo o conteúdo de inteira responsabilidade dos autores da publicação.