10 práticas para agentes de contratação e pregoeiros atuarem com excelência

O planejamento dos certames, a análise dos editais, a fundamentação das desclassificações e a comunicação com os licitantes estão entre as 10 práticas recomendadas para agentes de contratação e pregoeiros na condução de processos licitatórios

Este conteúdo faz parte do centro de estudos de Licitações e Contratos do IBÊ

A Lei 14.133/21 traz seis citações referentes ao agente de contratação e uma em relação ao pregoeiro. A definição do agente de contratação é trazida pelo art. 6º, inciso LX, e o art. 8º, em seus parágrafos, estabelece a sua forma de atuação. Ainda temos uma citação específica no parágrafo 2º do art. 61, no que diz respeito à condução de negociação do certame.

O parágrafo 5º do artigo 8º traz a única citação equivalente ao pregoeiro e determina que, quando a licitação for na modalidade de pregão, o agente responsável pela condução do certame será designado pregoeiro.

Desta forma, é possível inferir que as duas funções diferem apenas na nomenclatura em razão da modalidade licitatória conduzida (pregão ou demais modalidades), possuindo as mesmas atribuições.

Assim sendo, é importante destacar que tanto o agente de contratação quanto o pregoeiro respondem individualmente pelos atos praticados, tendo como exceção quando o agente de contratação/pregoeiro fori induzido ao erro pela equipe de apoio.

Realizado os esclarecimentos iniciais necessários, passamos direto ao assunto com recomendações práticas aos agentes de contratação, as quais são extraídas da experiência diária na função e se aplicam aos ritos procedimentais comuns.

1. Preparação do agente/pregoeiro

A preparação do agente/pregoeiro é um procedimento importante e é recomendado iniciar com um “checklist” das frases e intervenções que podem ser utilizadas na condução dos certames. Trata-se de um roteiro simples, com citações de frases muito utilizadas para vários certames, e tem o objetivo de não deixar o agente condutor da licitação esquecer alguma coisa.

2. Leitura e avaliação do edital

Para um bom desempenho, aconselha-se a leitura e avaliação do edital e seus anexos, verificando sua condição adequada para publicação e também se existe alguma especificidade que deva ser trabalhada, tais como exigência de “marcas aprovadas”, amostras, prazos diferenciados ou outras regras editalícias que diferem das habituais exigências.

3. Possibilidade de retificação de edital

No caso de necessidade de retificação de edital, encaminhar via sistema aviso aos licitantes, funcionalidade normalmente disponibilizada pelos sites de operação de certames, com o registro dos avisos em ata.

4. Múltiplas retificações

Caso ocorram várias retificações do edital, com muitas versões, explicite a versão vigente no título do instrumento ou campo do sistema, bem como envie aviso aos licitantes pelo sistema, conforme anteriormente citado.

5. Início da Sessão Pública

Na fase da sessão pública, ao iniciá-la. preze pela cordialidade e educação e cite os principais critérios que deverão ser observados pelos licitantes no transcorrer da sessão.

6. Análise das propostas

No momento da análise de propostas, informe aos licitantes que será iniciada a análise de propostas. Tal procedimento objetiva dar transparência às atividades do agente condutor da licitação.

7. Possibilidade de desclassificação

Caso ocorra alguma desclassificação, informe o motivo da ação de forma clara e objetiva, citando os itens do edital que determinaram a efetiva desclassificação ou que foram descumpridos, ou ainda no qual a proposta estava em desacordo.

Neste momento, cabe lembrar que a desclassificação da proposta leva à desclassificação do licitante e também estará sujeita a recursos, motivo pelo qual a ação deverá ser realizada com cautela e somente se a proposta contiver vícios insanáveis.

8. Encerramento e follow-up

Informe no chat o encerramento de cada etapa da sessão pública e também já informe a próxima etapa. A transparência na função é essencial para um ótimo desempenho.

9. Possibilidade de suspensão

No caso de suspensão do certame ou sessão, informe o motivo da suspensão e, se possível, a data prevista para reabertura. Não sendo possível informar a data de reinício dos trabalhos, esclareça que os licitantes serão avisados com, no mínimo, 24 horas de antecedência da reabertura do certame.

10. Utilização do chat

Priorize a utilização do chat pelo pregoeiro como fonte de comunicação e avisos para os licitantes, bem como outras formas que a plataforma utilizada disponibilizar, tais como avisos enviados para todos licitantes cadastrados no portal ou recados automáticos a todos os licitantes.

Concluindo, é importante frisar, que não integram este artigo sugestões referentes ao cumprimento dos prazos e obrigações legais constantes da Lei 14.133/21, visto que são obrigatórios e, portanto, não são passíveis de descumprimento pelo agente de contratação ou pregoeiro.

*Os artigos aqui divulgados são enviados pelos redatores voluntários da plataforma. Assim, o Radar IBEGESP não se responsabiliza por nenhuma opinião pessoal aqui emitida, sendo o conteúdo de inteira responsabilidade dos autores da publicação.

Autoria: César Augusto Pereira é servidor público, bacharelado em Administração de Empresas, pós-graduado em Gestão de Pequenas Empresas e MBA em Gestão de Projetos. Profissional com mais de 39 anos de experiência em funções estratégicas na Administração Pública. Possui larga experiência em licitações e contratos com mais de 13 anos na realização de grandes licitações e PPPs.